SEKRETESS

ROLLSPECIFIKT EXEMPEL

Exempel för projektledare

När en projektledare sammanfattar riskloggen inför styrgruppens nästa beslut är huvudfrågan inte om AI kan skriva texten, utan vilka uppgifter, beslut och ansvar som får hanteras. Dokumentera dataklass, vem som granskar och vilket underlag som måste verifieras.

ANPASSA EFTER LOKALA REGLER OCH DATASKYDD

PRINCIP

Projektinformation är ofta känsligare än den verkar

Projektledare sitter på information från många håll: kundkrav, leverantörsavtal, personalresurser, budgetar, strategiska planer. Mycket av detta är konfidentiellt — ibland skyddat av NDA, ibland av GDPR, ibland av affärsmässiga intressen.

Att använda ett AI-verktyg innebär att information behandlas i ett system som kan drivas av den egna organisationen eller en extern leverantör. Vad som händer med informationen beror på tjänsten, konfigurationen, integrationerna och avtalen.

KONFIDENTIELLT ÄR KONFIDENTIELLT
OAVSETT VILKET VERKTYG DU SKRIVER IN DET I

ABSOLUTA GRÄNSER

Vad som aldrig matas in i icke-godkända verktyg

• Kundidentifierande information. Kundnamn, kundnummer, specifika kundlösningar eller kundprojektsdetaljer som täcks av NDA eller sekretessavtal.
• Personalinformation. Namn, löner, prestationsutvärderingar, sjukfrånvaro eller annan information om enskilda medarbetare — personuppgifter som omfattas av GDPR.
• Icke-offentlig affärsinformation. Offerter, prislistor, upphandlingsunderlag, strategiska planer som inte är offentliggjorda.
• Tekniska hemligheter. Källkod, systemarkitektur, säkerhetslösningar eller annan information som är affärskritisk om den sprids.

NDA-SKYDDAT DATA: ALDRIG I ICKE-GODKÄNT SYSTEM
FRÅGA IT OM DU ÄR OSÄKER

DATAMINIMERING

Avidentifiering är ett kontrollsteg — inte ett frikort

Att byta namn mot ”Kund A” eller en roll kan minska risken men materialet kan fortfarande avslöja person, kund, system eller affär genom kombinationen av detaljer. Bedöm hela underlaget och avtalen.

• Använd fiktiva eller redan offentliga exempel när arbetsmålet kan nås utan projektdata.
• Ta bara med minsta nödvändiga information i ett uttryckligen godkänt arbetsflöde.
• Kontrollera rättslig grund, personuppgiftsroller, NDA, företagshemligheter och ändamål separat.
• Dokumentera återidentifieringsrisk och vem som godkänt användningen.

GODKÄNT ARBETSFLÖDE

Licens, avtal och lagringsplats räcker inte ensamma

Bedöm den faktiska funktionen och datan. En organisationslicens kan ge bättre administrativa kontroller men gör inte all projektinformation tillåten att behandla.

• Kontrollera ändamål, rättslig grund, avtal, personuppgiftsroller och eventuella kundkrav.
• Granska behörigheter, anslutna datakällor, underbiträden, supportåtkomst, loggar, lagring, radering, träning och tredjelandsöverföringar.
• Pröva om samma nytta kan nås med fiktiva eller aggregerade data.
• Vid osäkerhet: stoppa och använd projektets incident-, säkerhets- och beslutsväg.

FÖRÄNDRING I ARBETET

Bedöm MBL och arbetsmiljö före införande

MBL 11 § gäller när en kollektivavtalsbunden arbetsgivare planerar en viktigare förändring av verksamheten eller av arbets- eller anställningsförhållanden. Att en tjänst innehåller AI utlöser alltså inte automatiskt förhandling; påverkan och den konkreta förändringen behöver bedömas med HR och arbetsrättsligt ansvariga innan beslut.

Arbetsmiljöverkets regler kräver också riskbedömning före planerade förändringar som kan påverka arbetsmiljön. Kartlägg bland annat arbetsbelastning, kontroll, kompetens, felrisk, övervakning och nya beroenden.

Medbestämmandelagen hos Riksdagen (öppnas i ny flik) · Arbetsmiljöverkets stöd om riskbedömning (öppnas i ny flik)

ANSVARSFRISKRIVNING

AI-matriser och ansvar gentemot styrgrupp

AI kan generera riskmatriser, statusrapporter och beslutsunderlag som ser välgenomarbetade ut men bygger på ofullständig kontext. Att presentera ett AI-genererat underlag för en styrgrupp utan att tydliggöra dess begränsningar skapar juridiska och etiska risker:

• Styrgruppen fattar beslut baserat på ett underlag de tror är mer verifierat än det faktiskt är.
• Ansvar följer projektets beslutade roller. Den som granskar och godkänner underlaget behöver kunna visa hur det kontrollerats mot faktiska projektdata.

Följ projektets transparensrutin för AI-assisterat material och redovisa vilka delar som verifierats mot faktiska projektdata respektive skapats som mall. Styrgruppen behöver förstå underlagets kvalitet och begränsningar.

AI-MATRISER ÄR MALLAR — INTE VERIFIERAD ANALYS
TYDLIGGÖR AI-BIDRAG FÖR STYRGRUPP OCH BESTÄLLARE

PRIMÄRKÄLLOR OCH FACKSTÖD

Kontrollerat underlag för projektets AI-regler

• IMY: GDPR och AI (öppnas i ny flik) — rättslig grund, principer och registrerades rättigheter.
• Riksdagen: lag om företagshemligheter (öppnas i ny flik) — definition och skydd av hemlig affärs- och driftinformation.
• Riksdagen: medbestämmandelagen, särskilt 11 § (öppnas i ny flik).
• Arbetsmiljöverket: riskbedömning före förändringar (öppnas i ny flik).
• EUR-Lex: AI-förordningen (öppnas i ny flik) — bland annat artikel 4 om AI-kunnighet.
• PMI: AI in Project Management (öppnas i ny flik) — aktuellt fackstöd och utbildningsresurser.

KÄLLOR KONTROLLERADE: 2026-07-14

VANLIGA FRÅGOR

Etik och juridik i projekt