AI-POLICY FÖR PROJEKTLEDARE

INTRESSENTSEKRETESS // MBL // BESLUTSDOKUMENTATION // STYRGRUPP

KONTROLLERAD SENAST: 2026-05-24 // ANSVARIG: Redaktionen, AI på svenska

Senast uppdaterad: 2026-05-24

AVSÄNDARE OCH GRANSKNING

Vem står bakom innehållet?

Den här guiden ingår i AI på svenska och är redaktionellt framtagen för yrkesverksamma. Sidan är ett praktiskt arbetsstöd — inte juridisk rådgivning. HR och juridik granskar policyn mot MBL och interna styrningsmodeller innan den antas.

REDAKTIONELLT ANSVAR: AI PÅ SVENSKA

VARFÖR

Projektledningsfunktionen behöver en egen AI-policy

Projektledare hanterar information från flera håll — tekniska specifikationer, personalfrågor, kundrelationer, interna affärsbeslut och ekonomisk information. En AI-policy för projektledning behöver hantera:

  • Intressentsekretess: vad som gäller för kund- och leverantörsinformation i AI-verktyg
  • MBL § 11: om AI-verktyg driftsätts i projektet och påverkar medarbetare väsentligt, krävs förhandling med facket
  • Transparens mot styrgrupp: AI-genererade analyser och matriser ska tydligt markeras som sådana
  • Beslutsdokumentation: AI ersätter inte mänskliga beslut — projektledarens ansvarsroll ändras inte

PM-POLICY = SKYDD FÖR PROJEKTETS INTEGRITET OCH INTRESSENTERNA

ROLLFÖRDELNING

Vem ansvarar för vad

Projektledare:

  • Ansvarar för all information som lämnar projektet — oavsett om AI hjälpt till att producera den
  • Kontrollerar att inga intressentkänsliga uppgifter matas in i icke-godkända verktyg
  • Markerar AI-genererat material tydligt i dokument till styrgrupp och kund
  • Fattar projektbeslut med mänskligt omdöme — delegerar inte till AI-output

Styrgrupp och beställare:

  • Informeras om AI-stöd används i beslutsunderlag
  • Godkänner projektets AI-policy som del av projektstyrningen

HR och fackliga representanter:

  • Involveras enligt MBL § 11 om AI-verktyg driftsätts och påverkar projektmedarbetare väsentligt
ANSVAR

POLICYMALL

Mall att ta med till styrgruppen

AI-POLICY FÖR PROJEKT — [PROJEKTNAMN / ORGANISATION] Antagen: [DATUM] | Revideras: [DATUM ELLER VID PROJEKTSLUT] SYFTE AI ska användas för att effektivisera projektdokumentation, riskanalys och kommunikation — aldrig för att ersätta mänskliga beslut, hantera intressentkänslig information osäkert eller presentera AI-output som mänskligt verifierade slutsatser. GODKÄNDA VERKTYG - [VERKTYG 1] — godkänt för [t.ex. mötesprotokoll och statusrapporter] - [VERKTYG 2] — godkänt för [t.ex. risklogg och agendor utan kunddata] DATA SOM ALDRIG FÅR MATAS IN I ICKE-GODKÄNDA VERKTYG - Identifierbar kund- eller leverantörsinformation under NDA - Personaluppgifter om projektmedlemmar - Konfidentiell ekonomisk information om projektet - Sekretessbelagd teknisk dokumentation TRANSPARENS MOT STYRGRUPP OCH KUND Material till styrgruppen och kunden som tagits fram med AI-stöd markeras med: "AI-stöd använt i framtagningen. Granskat och godkänt av [PROJEKTLEDARE], [DATUM]." MBL-KRAV Innan AI-verktyg driftsätts i projektet på ett sätt som väsentligt förändrar medarbetarnas arbetsförhållanden: förhandla med berörda fackliga organisationer enligt MBL § 11. Kontakta HR tidigt i projektet om AI-verktyg planeras för teamet. BESLUT Alla projektbeslut fattas av projektledare och/eller styrgrupp. AI-genererade risklistor, analyser och matriser är underlag — inte beslut. INCIDENTER Vid oavsiktlig exponering av intressentkänslig information: kontakta projektbeställare och DSO/IT samma dag. ANSVARIG FÖR POLICYN [PROJEKTLEDARE] — granskas vid [GRINDGENOMGÅNG ELLER DATUM]

IMPLEMENTATION

Att införa policyn i projektet

  1. Ta upp AI-policy i projektstartmötet. Definiera godkända verktyg, dataklassificering och transparenskrav innan projektet är igång.
  2. Kolla MBL-skyldigheten tidigt. Om AI-verktyg planeras för teamet — prata med HR om förhandlingsskyldigheten enligt MBL § 11 redan i initieringsfasen.
  3. Inför märkningssteg för styrgruppen. Gör det till ett fast steg att markera AI-assisterat material i alla dokument till styrgrupp och kund.
  4. Stäm av med IT och DSO om verktyg. Kontrollera att valda AI-verktyg är godkända för projektets dataklassificering.
  5. Revidera vid fasövergångar. Projektets informationskänslighet kan förändras — granska policyn vid varje grindgenomgång.
PROCESS

NÄSTA STEG

ETIK OCH JURIDIK // VERKTYG // PLANERING

Etik och juridik Välj verktyg Till planering

KÄLLOR OCH FÖRDJUPNING

Relevant regelverk och vägledning

  • Medbestämmandelagen (MBL, SFS 1976:580) § 11 — arbetsgivare är skyldiga att förhandla med fackliga organisationer innan beslut om väsentliga förändringar av arbetsorganisation, inklusive AI-driftsättning.
  • Arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160) — arbetsgivarens ansvar för fysisk och psykosocial arbetsmiljö; AI som förändrar arbetsbelastning eller kontroll ska riskbedömas.
  • Dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679) — behandling av projektdeltagares och kunders personuppgifter i digitala projektverktyg.
  • Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se — vägledning om GDPR för arbetsplatsen och digitala samarbetsverktyg.
  • Projektledningsstandarden ISO 21500:2021 — ramverk för riskhantering i projekt; AI-integration bör ingå i projektets riskregister.
  • EU AI Act (förordning (EU) 2024/1689) — AI-system för HR-beslut och resurstilldelning i plattformsarbete kan klassas som högrisk (bilaga III pkt 4).

KONTROLLERA ALLTID MBL-SKYLDIGHETER, PROJEKTETS RISKBEDÖMNING OCH UPPDRAGSGIVARENS DATASKYDDSPOLICY INNAN AI DRIFTSÄTTS I PROJEKTMILJÖ.