KOMMUNIKATION

KLIENTER // ANHÖRIGA // SAMVERKAN

UTGÅNGSPUNKT

Tydlig kommunikation är en rättvisefråga

Socialtjänstens beslut och utredningar påverkar människors liv på ett fundamentalt sätt. Rätten att förstå vad som händer i ens ärende, varför ett beslut fattades och vad som kan överklagas — det är inte bara en service, det är en rättssäkerhetsfråga.

Myndighetsspråk är ofta tungt och svårtillgängligt. AI kan hjälpa dig att göra kommunikationen mer begriplig — utan att förlora saklighet eller juridisk korrekthet. Det gäller brev till klienter, informationsblad, kallelser och svar på frågor.

Viktigt: AI kan hjälpa formulera mallen eller standardtexten. All text som rör ett specifikt ärende måste du granska och anpassa — du känner klienten, AI gör det inte.

TYDLIG TEXT ÄR EN DEL AV RÄTTSSÄKERHETEN
AI KAN HJÄLPA — DU ANPASSAR OCH ANSVARAR

BREV TILL KLIENTER

Beslutsbrev och kallelser — två sekretesslägen

Brev till klienter innehåller per definition identifierande information — de ska nå en specifik person i ett specifikt ärende. Det gör att de i regel inte bör skapas i sin helhet med icke-godkända AI-verktyg.

Vad AI kan hjälpa med utan att du matar in klientdata:

  • Skriva en mall för ett brevtyp som du fyller i manuellt
  • Förklara vilket språk som fungerar bäst för en specifik målgrupp
  • Formulera standardstycken som du sedan anpassar med ärendets uppgifter
  • Omformulera ett beslutsavsnitt till klarare svenska — utan klientens uppgifter inmatade

MALL → OK
IFYLLD MED KLIENTDATA I ICKE-GODKÄNT VERKTYG → ALDRIG

SEKRETESS

KOMMUNIKATION — PROMPT

Mall för beslutsbrev

Skapa en mall för ett beslutsbrev inom [typ av ärende, t.ex. biståndsbeslut hemtjänst / avslag LSS-insats / beslut om kontaktperson]. Mallen ska: - Inledas med ett tydligt beslutsbesked - Förklara grunden för beslutet på begriplig svenska - Informera om rätten att begära omprövning och hur det går till - Informera om överklaganderätten (förvaltningsrätten) och tidsfristen - Ange kontaktuppgifter för frågor (platshållare) - Ha platshållare (inom hakparentes) för all individspecifik information Språket ska vara klart och direkt — inte byråkratiskt. Mallen ska inte innehålla faktiska personuppgifter.

KOMMUNIKATION — PROMPT

Förklara ett myndighetsbeslut på enklare svenska

Skriv om följande text till ett tydligare och mer begripligt språk. Ta bort byråkratisk jargong. Behåll all juridisk information men gör den tillgänglig. [KLISTRA IN STANDARDSTYCKET ELLER MALLTEXTEN HÄR — INGA PERSONUPPGIFTER] Regler: - Korta meningar, max 15 ord per mening - Aktiv form — "du kan överklaga" inte "beslutet kan överklagas" - Förklara juridiska begrepp direkt i texten - Behåll alla viktiga fakta — förenkla språket, inte innehållet

LÄTTLÄST

Lättläst och tillgängligt — en del av uppdraget

Socialtjänstens klienter har rätt att förstå sin situation. Det inkluderar personer med lägre läsförmåga, kognitiva funktionsvariationer, bristande kunskaper i svenska, och personer i kris som har svårt att ta till sig komplex text.

AI är särskilt bra på att:

  • Skriva om standardtexter till lättläst svenska (max 10 ord per mening, enkla ord)
  • Förklara begrepp som "överklagande", "förvaltningsrätt" och "bistånd" i vardagsspråk
  • Anpassa en informationstext för en specifik målgrupp (t.ex. barn, äldre, nyanlända)
  • Skapa flerspråkiga mallar — du anger att AI ska skriva på exv. somaliska eller arabiska

Viktigt: om du ber AI skriva på ett annat språk — granska alltid med hjälp av en modersmålstalare eller kvalificerad tolk. AI kan göra fel i menos vanliga språk.

BEGRIPLIG TEXT ÄR TILLGÄNGLIG TEXT
GRANSKA ALLTID FÖRE UTSKICK

TILLGÄNGLIGHET

KOMMUNIKATION — PROMPT

Omvandla myndighetsspråk till lättläst svenska

Skriv om följande text till lättläst svenska för en person som kan ha svårt att läsa längre texter. [KLISTRA IN TEXTEN HÄR — INGA PERSONUPPGIFTER] Regler för lättläst: - Max 10 ord per mening - Inga ovanliga ord — eller förklara dem direkt - Aktiv form: "vi bestämde" inte "ett beslut fattades" - Använd "du" och "vi" — inte "den sökande" eller "nämnden" - En tanke per mening Behåll all viktig information — gör texten kortare och enklare, inte bristfällig.

INTERN KOMMUNIKATION

Samverkan och interna mejl

En stor del av socialtjänstens kommunikation är intern — med kollegor, chefer, andra förvaltningar och samverkanspartners som skola, hälso- och sjukvård och polis. Här är sekretessläget ofta enklare: interna texter om arbetsprocesser, rutiner och samverkansformer innehåller sällan direkt klientdata.

AI kan hjälpa med:

  • Formulera ett ärenderelev mejl till en samverkanspartner (utan klientdata)
  • Skriva en kallelse eller dagordning för ett samverkansmöte
  • Kommunicera en ny rutin eller ett nytt arbetssätt till kollegor
  • Sammanfatta ett möte till ett protokoll

INTERNA TEXTER UTAN KLIENTDATA → LÄGRE RISK
KONTROLLERA ALLTID ATT INGA KLIENTUPPGIFTER SMUGIT MED

INTERN

KOMMUNIKATION — PROMPT

Internt mejl om en rutin eller ett ärende

Skriv ett professionellt mejl till [chef / kollega / samverkanspartner / annan enhet]. Ämne: [VAD MEJLET GÄLLER — INGA KLIENTUPPGIFTER] Mitt budskap (stödord): [SKRIV HÄR] Tonen: saklig och professionell, inte formell eller byråkratisk. Avsluta med ett konkret nästa steg eller en tydlig fråga. Max 150 ord.

NÄSTA STEG

SEKRETESS // SoL, OSL OCH VAD DU ALDRIG FÅR MATA IN