SEKRETESS OCH JURIDIK

ROLLSPECIFIKT EXEMPEL

Exempel för inköpare

När en inköpare jämför leverantörssvar och markerar frågor som måste kontrolleras i avtalet är huvudfrågan inte om AI kan skriva texten, utan vilka uppgifter, beslut och ansvar som får hanteras. Dokumentera dataklass, vem som granskar och vilket underlag som måste verifieras.

ANPASSA EFTER LOKALA REGLER OCH DATASKYDD

INFORMATION SOM INTE HÖR HEMMA I AI

Vad du aldrig ska klistra in

• Komplett anbudsinformation: leverantörers prissättning, affärsvillkor och strategiska uppgifter
• Sekretessbelagda avtalsklausuler: prisbilagor, rabattstrukturer och konfidentiella villkor
• Upphandlingsstrategi: era förhandlingspositioner, reservpriser och prioriteringsordning
• Personuppgifter: kontaktpersoner hos leverantörer med mer information än nödvändigt
• Känslig intern information: budget, besparingsmål, strategiska planer

Behandla konsument-AI-verktyg som ett offentligt forum. Organisationskonton med GDPR-avtal ger bättre skydd — men kontrollera med IT och juridik vad som faktiskt gäller.

SEKRETESS

OFFENTLIG UPPHANDLING

AI och LOU

Om din organisation lyder under lagen om offentlig upphandling (LOU) finns ytterligare krav att beakta:

• Dokumentationsplikten: AI-genererade kravspecifikationer och utvärderingar måste kunna motiveras och dokumenteras. AI är inget beslutsstöd — beslutet är alltid ditt.
• Likabehandling: krav och utvärderingskriterier ska tillämpas lika för alla leverantörer. AI-stöd i bedömning ska inte skapa systematisk orättvisa.
• Transparens: kraven ska vara förutsebara för leverantörer. Generera aldrig krav som AI tagit fram utan att du förstår och kan försvara dem.
• Proportionalitet: krav och villkor ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. AI-genererade kravlistor tenderar att bli omfattande — varje krav måste kunna motiveras.

ANBUDSSEKRETESS

Absolut sekretess gäller tills tilldelningsbeslutet är fattat

I offentlig upphandling gäller absolut sekretess för uppgifter som rör anbud — både vilka leverantörer som lämnat anbud och vad anbuden innehåller — fram till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen avslutats på annat sätt (19 kap. 3 § andra stycket offentlighets- och sekretesslagen). Absolut sekretess betyder att ingen skadeprövning görs: uppgifterna får inte lämnas ut, punkt.

Att klistra in anbudsuppgifter i ett externt AI-verktyg under den här perioden kan därför vara ett otillåtet röjande — även om verktyget har biträdesavtal och även om syftet bara är att strukturera en jämförelse. Efter tilldelningsbeslutet upphör den absoluta sekretessen, men uppgifter om leverantörers affärs- och driftförhållanden kan fortfarande omfattas av sekretess (31 kap. 16 § OSL). Hantera anbudsmaterial i upphandlingssystemet eller andra godkända interna miljöer.

SEKRETESS

PERSONUPPGIFTER

GDPR gäller även små mängder kontaktdata

Inköpsarbete innehåller mer personuppgifter än man tror: kontaktpersoner hos leverantörer, referenspersoner i anbud, CV:n i konsultupphandlingar och namn i avtal och mejltrådar. Att mata in dem i ett AI-verktyg är en personuppgiftsbehandling som kräver rättslig grund och — om leverantören behandlar uppgifterna för er räkning — ett personuppgiftsbiträdesavtal.

• Dataminimera: ta bort namn, mejladresser och CV-uppgifter innan material skickas till AI. Rollbeteckningar ("leverantörens projektledare") räcker oftast för analysen.
• Biträdesavtal löser inte allt: avtalet reglerar hur leverantören får behandla uppgifterna, men ni ansvarar fortfarande för att behandlingen har rättslig grund och är nödvändig för ändamålet.
• CV:n och referenser är känsligare än de ser ut: de innehåller ofta uppgifter om anställningar, utbildning och ibland personnummer — hantera dem i godkända system.

MODELLENS KÄLLOR

AI:s påståenden om marknad och leverantörer saknar källa

En språkmodell har inga register. När AI uttalar sig om en leverantörs ekonomi, marknadens prisnivåer, gällande lagrum eller branschstandarder är det mönster ur träningsdata — inte uppslag i en källa. Uppgifterna kan vara inaktuella, förväxlade med ett annat bolag eller helt fabricerade.

• Leverantörsfakta: verifiera ekonomi, ägarförhållanden och registrering mot Bolagsverket, Skatteverket eller kreditupplysning — aldrig mot AI:s svar.
• Lagrum och praxis: AI kan citera paragrafer som inte finns eller är upphävda. Slå upp varje hänvisning hos Riksdagen eller Upphandlingsmyndigheten innan den används i ett underlag.
• Webbsökande verktyg hjälper — men bara delvis: AI-verktyg med källhänvisningar minskar risken, men kontrollera att den angivna källan existerar och faktiskt säger det AI påstår.

VERIFIERA

AVTALSRISK

AI ersätter inte juridisk granskning

AI kan identifiera klausuler och förklara vad ett avtal säger — men kan inte ersätta:

• Bedömning av om avtalet uppfyller era juridiska krav
• Analys av vilket lands lag som gäller och vilka rättigheter ni har
• Vägning av affärsrisk mot avtalsskydd
• Tolkning av oklara klausuler i en juridisk kontext

Använd AI för att snabba upp genomläsning och identifiering — men besluten om avtalets acceptabilitet fattar juridisk kompetens.

JURIDIK

INTRESSEKONFLIKTER

Etisk användning av AI i inköp

• Använd inte AI för att dra slutsatser om enskilda leverantörers trovärdighet utan faktaunderlag — det kan utgöra diskriminering.
• Dokumentera alltid när AI har bidragit till ett underlag som används i formella beslut.
• AI-genererade krav och villkor är ditt ansvar — du kan inte hänvisa till "AI sa det".

KÄLLOR OCH FÖRDJUPNING

Primärkällor för regler som påverkar AI i inköp

• Upphandlingsmyndigheten — vägledning kring LOU och LUF ↗ (öppnas i ny flik)
• Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) ↗ (öppnas i ny flik)
• Upphandlingsmyndigheten — vad sekretessreglerna innebär vid upphandling ↗ (öppnas i ny flik)
• Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) ↗ (öppnas i ny flik)
• Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) — vägledning kring GDPR och personuppgiftsbiträdesavtal ↗ (öppnas i ny flik)
• EU-kommissionen — AI Act (transparenskrav, högrisksystem) ↗ (öppnas i ny flik)
• Konkurrensverket — tillsyn över offentlig upphandling ↗ (öppnas i ny flik)

VANLIGA FRÅGOR

Etik och juridik

Får jag mata in leverantörsavtal i AI för analys?

Bara efter dokumenterad kontroll av sekretess, ändamål, rättslig grund, dataminimering, avtal, underbiträden, lagring, behörigheter och organisationens policy. Ett biträdesavtal räcker inte ensamt.

Vad gäller för AI i offentlig upphandling?

LOU och LUF kräver likabehandling och transparens. AI-stöd till utvärdering måste dokumenteras och kontrolleras manuellt. Sista beslutet om tilldelning ska alltid kunna motiveras av handläggare.

Hur hanterar vi AI när leverantören själv använder AI i sitt anbud?

Begär transparens om vilka delar som är AI-genererade och vilka som är mänsklig kvalitetssäkring. Det påverkar bedömningen av sakkunskap och leveransförmåga.