AI och digitalt utanförskap på jobbet: pilotens urval
En AI-pilot kan få höga betyg samtidigt som delar av arbetsplatsen står utanför. Den som saknar konto, fungerande gränssnitt eller tid att lära sig verktyget kommer kanske inte med i utvärderingen. Som chef behöver du undersöka möjligheten att delta innan låg användning får heta brist på intresse.
När hög pilotnytta döljer vilka som aldrig deltog
Frågan ”hjälpte AI dig i arbetet?” säger något om dem som svarar. Om enkäten bara går till verktygets användare säger den däremot inget om varför andra inte kom i gång. Ett positivt resultat kan därför vara riktigt för deltagarna och ändå ge ett otillräckligt beslutsunderlag för hela enheten.
Börja med att bestämma vilka medarbetare och arbetsuppgifter piloten avser. Redovisa sedan hur många som fick fungerande åtkomst, hur många som faktiskt provade och hur många som besvarade utvärderingen. Behåll samma målgrupp i uppföljningen när ett konto inte fungerar. Annars försvinner just hindret som införandet behöver lösa.
OECD:s rapport Using AI in the workplace från 2024 (öppnas i ny flik) beskriver både möjligheter och risker, och återger arbetstagares egna uppgifter om förbättrad prestation. Sådana svar är självrapporterad nytta. Rapporten är inte en aktuell svensk mätning av generativ AI och visar inte att just din pilot har ökat produktiviteten.
Tillgång, användbarhet och stöd är olika hinder
PTS beskriver digital inkludering i samhället (öppnas i ny flik) som en fråga om flera förutsättningar, bland annat utrustning, användbarhet, tillgänglighet, kunskap och tillit. Här använder vi den samhällsmodellen som en redaktionell tillämpning på arbetsplatsens AI-införande. PTS-källan undersöker inte AI-piloter på svenska arbetsplatser.
Håll isär tre frågor när du kartlägger hindren. Tillgång: finns godkänt konto, rätt licens och en enhet där tjänsten kan öppnas? Användbarhet: går den avsedda uppgiften att genomföra i gränssnittet och med den utrustning medarbetaren använder? Stöd: finns avsatt lärtid, begripliga exempel och någon att fråga under arbetspasset?
En inbjudan via mejl besvarar ingen av frågorna fullt ut. Be i stället medarbetaren prova ett avgränsat moment med helt påhittat material: logga in, hitta rätt funktion, lämna en instruktion och läsa svaret. Anteckna var flödet stannar. Om inloggningen misslyckas behövs en annan åtgärd än en kurs i att skriva bättre instruktioner.
Individuella behov av arbetsanpassning behandlas i AI som arbetshjälpmedel. Här är frågan hur arbetsplatsen fördelar förutsättningarna att delta i ett gemensamt införande.
Räkneexempel: sex deltagare av tio medarbetare
Det här är ett syntetiskt, påhittat exempel och ingen undersökning. En pilot pågår i fyra veckor och omfattar tio medarbetare med en avsedd testuppgift. Sex genomför minst ett test. Alla sex besvarar enkäten, och fem uppger att stödet var användbart.
- Uppmätt deltagande: sex av tio medarbetare, alltså 60 procent, har genomfört testet under pilotperioden.
- Självrapporterad nytta: fem av sex svarande deltagare, cirka 83 procent, uppger nytta under samma period.
- Okänt utfall: fyra medarbetare har inte deltagit. Exemplet ger inget svar om deras möjliga nytta.
Påståendet ”83 procent av enheten har nytta av AI” vore fel: nämnaren är de sex deltagarna. Det vore också missvisande att säga att de fyra andra saknar intresse. Anta i exemplet att två saknar licens, en inte får gränssnittet att fungera och en inte har kunnat lämna sitt arbetspass för introduktionen. Då finns fyra praktiska hinder att hantera.
Följ upp på nytt efter åtgärderna. Fler deltagare kan ge både högre och lägre betyg, eftersom andra uppgifter och erfarenheter kommer med. Komplettera enkäten med granskning av ett arbetsresultat enligt samma kriterier före och efter testet. Att någon upplever hjälp och att resultatets kvalitet håller är två separata frågor.
Arbetsroller och arbetstider påverkar möjligheten att delta
Föreställ dig en introduktion klockan tio vid en personlig dator. Den passar en administratör i exemplet, men en medarbetare med kundpass kan behöva avlösning och en kollega på kvällspass ett annat stödtillfälle. Om alla får samma kalenderinbjudan har de ändå inte fått samma praktiska möjlighet att pröva.
Utgå från arbetets villkor. Finns en personlig eller delad enhet? Kan medarbetaren göra testet utan att arbetet lämnas obemannat? Är kontaktpersonen nåbar på aktuella arbetstider? Går instruktionen att följa utan muntlig hjälp på plats? Det är konkreta frågor om organisationen, inga antaganden om vem som är teknikintresserad.
Välj dessutom ett meningsfullt testmoment för respektive roll. Ett verktyg som hjälper till med textutkast kan vara relevant i en roll men sakna användning i en annan. Ett beslutat undantag för en arbetsuppgift ska redovisas som avgränsning, inte som ett misslyckande hos medarbetaren. För utbildningsplaneringen finns artikeln om AI-kompetensinventering; åtkomsthindren behöver lösas innan kursbehovet bedöms.
Säker åtkomst och likvärdiga möjligheter behöver planeras ihop
Fler deltagare är inte ett skäl att flytta testet till privata konton eller låna en kollegas inloggning. Planera inom arbetsplatsens godkända lösning. Om åtkomsten begränsas till vissa roller, skriv vilket testområde begränsningen gäller och vem som ska pröva om den kan ändras.
Avvägningen kan vara konkret: ett godkänt verktyg fungerar på kontorsdatorn men inte på den delade terminalen. Alternativen kan vara en bokningsbar godkänd enhet med avsatt arbetstid, ett annat granskat arbetssätt eller att rollen tills vidare står utanför piloten. Det sista ska synas i beslutsunderlaget, tillsammans med ett datum för omprövning.
En begränsad pilot kan fortfarande vara användbar om dess räckvidd är tydlig. Problemet uppstår när slutsatser från kontorsroller används för att fatta beslut om roller som inte kunde delta. Förankra urvalet och ansvarsfördelningen i din enhets AI-strategi innan resultatet används för att skala upp.
Följ deltagande och nytta utan att rangordna individer
Gör uppföljningen till en kontroll av införandet. Sammanställ hinder på en nivå som hjälper dig att välja åtgärd: saknat konto, otillräcklig utrustning, svårt arbetsflöde, utebliven lärtid eller avsaknad av stöd. En lista över vem som skriver flest instruktioner hjälper inte dig att förstå vilket hinder som behöver undanröjas.
För små arbetsgrupper kan även en sammanställning avslöja vem som har ett problem. Undvik därför onödiga uppdelningar och samla inte diagnoser eller privata förklaringar för denna kartläggning. Be om det organisatoriska hindret och önskat stöd. Hantera enskilda hjälpärenden separat från pilotens gemensamma resultat.
Som chef kan du använda följande underlag vid nästa avstämning:
- Beskriv målgruppen och pilotperioden, inklusive avgränsade arbetsroller.
- Redovisa antal med fungerande åtkomst, antal deltagare och antal enkätsvar var för sig.
- Beskriv kvarvarande hinder med åtgärd, ansvarig och uppföljningsdatum.
- Skilj deltagarnas upplevda nytta från granskad kvalitet i arbetsresultatet.
- Bestäm vilka hinder som måste hanteras innan piloten kan breddas.
Som medarbetare kan du beskriva vad som saknas för att genomföra testet: exempelvis licens på arbetskontot eller ett stödtillfälle under ditt pass. Det ger chefen ett underlag som går att agera på. När möjligheten att delta fungerar blir det också mer meningsfullt att fråga om verktyget är användbart i arbetet.
Källor och metod
Två primärkällor, med olika räckvidd:
- PTS: Om digital inkludering (öppnas i ny flik) – samhällsperspektivet bakom avsnittet om olika hinder.
- OECD: Using AI in the workplace (2024) (öppnas i ny flik) – möjligheter, risker och självrapporterad nytta i avsnittet om pilotresultat.
Arbetsplatsexemplen, mätförslagen och checklistan är redaktionella tillämpningar. Räkneexemplet beskriver ingen verklig arbetsplats.