Chefen låter AI sammanfatta medarbetarens år – vad får underlaget till medarbetarsamtalet innehålla?
Det är lockande att klistra in årets anteckningar, mejl och ärendestatistik i en AI-assistent och be om en sammanfattning inför medarbetarsamtalet. Men det du bygger är inte ett minnesstöd utan ett bedömningsunderlag om en namngiven person. Här får du en tabell över vilka källor som normalt går att använda, vilka som inte gör det, ett stycke att lägga i kallelsen och två regler som håller AI-sammanfattningen isär från själva bedömningen.
Underlaget är en bedömning av en person – redan innan samtalet
Så fort du samlar uppgifter om en medarbetare för att värdera hur året gått behandlar du personuppgifter för ett bestämt ändamål. Enligt IMY:s vägledning för arbetslivet får en arbetsgivare bara samla in uppgifter om anställda för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, och uppgifterna ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till ändamålet. Det är dataskyddsförordningens principer om ändamålsbegränsning och uppgiftsminimering, och de gäller nu, oavsett om du använder AI eller inte.
AI-verktyget ändrar två saker. För det första sänker det tröskeln för att ta med allt: en mapp med tolv månaders mejl går att sammanfatta på en minut. För det andra flyttar det en del av bedömningen från dig till en text du inte har skrivit. Båda sakerna gör att frågan om vilka källor som får ingå behöver avgöras innan du klistrar in något, inte efteråt.
Lägg till att AI-förordningens bilaga III klassar AI-system som är avsedda att övervaka och utvärdera prestation och beteende i arbetsrelationer som högrisk. En allmän AI-assistent du själv använder för att sammanfatta text är inte automatiskt ett sådant system, men användningen ligger nära kategorin. Reglerna för fristående högrisksystem börjar tillämpas den 2 december 2027; se sajtens genomgång av högrisk-AI per sektor. Kravet på att informera medarbetaren och att hålla en människa ansvarig är alltså inte en framtidsfråga, det är bara högriskpaketet som kommer senare.
Om verktyget införs för fler chefer än dig kan det dessutom utlösa förhandlingsskyldighet enligt MBL. Det är en fråga för arbetsgivaren, inte för det enskilda samtalet, och den behandlas i artikeln om vad facket kan kräva innan ett AI-verktyg införs.
Tabell: källa för källa
Tabellen är en praktisk tillämpning av IMY:s vägledning på vanliga typfall. Tillåten betyder att källan normalt kan användas om ändamålet är samtalet, mängden begränsas till det som behövs och medarbetaren har informerats. Inte tillåten betyder att IMY:s vägledning talar emot användningen utan särskild grund. Kolumnen information anger vad medarbetaren ska ha fått veta innan du matar in källan. Kopiera tabellen till er chefshandbok och justera efter er policy.
| Källa | Tillåten / inte tillåten | Kräver information till medarbetaren |
|---|---|---|
| Dina egna mötesanteckningar om medarbetaren | Tillåten, om anteckningarna handlar om arbetet och inte om privatliv eller hälsa. | Ja – att anteckningar förs, att de används inför samtalet och att AI hjälper till att sammanställa dem. |
| Anteckningar från 1:1-samtal | Tillåten, med samma avgränsning. Sortera bort sådant medarbetaren berättat i förtroende om privata förhållanden. | Ja – helst redan när 1:1-rutinen infördes; annars i kallelsen. |
| Mejl som medarbetaren skickat till dig | Tillåten för arbetsrelaterat innehåll som rör uppdrag, leveranser och överenskommelser. | Ja – ange att arbetsmejl till dig kan ingå i underlaget. |
| Mejl mellan medarbetaren och andra | Inte tillåten. Enligt IMY har arbetsgivaren normalt inte rätt att ta del av innehållet i den anställdes e-post; undantag kan gälla vid allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende. Ett medarbetarsamtal är inte en sådan grund. | Frågan uppstår inte, eftersom källan inte ska användas. |
| Chatthistorik (Teams, Slack och liknande) | Inte tillåten som löpande underlag. Samma resonemang som för mejl: att läsa igenom en persons konversationer är en kontroll som är mer ingripande än vad samtalet kräver. | Frågan uppstår inte. Vill du ta med en konkret trådlänk, be medarbetaren själv välja den. |
| Ärendesystem och produktionsdata | Tillåten på aggregerad nivå (antal avslutade ärenden per kvartal, ledtid, kundbetyg) om måtten redan används öppet i verksamheten. Individloggar med tidsstämplar per klick är ett större ingrepp och ska inte matas in. | Ja – vilka mått som används, för vilken period och att de ingår i underlaget. |
| Kalender | Tillåten bara som stöd för minnet om vilka uppdrag och möten året innehöll, inte som mått på beläggning eller närvaro. | Ja – om kalendern används alls. Nämn det i kallelsen. |
| Tidigare samtalsdokumentation och utvecklingsplan | Tillåten. Det är samtalets naturliga utgångspunkt och medarbetaren har redan sett den. | Ja – att förra årets dokumentation ingår. Medarbetaren bör få samma dokument i förväg. |
En fallgrop som tabellen inte löser är att den AI-tjänst du använder måste vara godkänd av arbetsgivaren för personuppgifter om anställda. En privat inloggning i en gratis chattjänst faller på den punkten innan du hunnit till frågan om källor.
Stycket att lägga i kallelsen
Enligt IMY ska anställda senast vid insamlingen ha fått information om vilka kontroller arbetsgivaren gör på individnivå och för vilka ändamål. Samlas uppgifter in från annan källa än medarbetaren själv, till exempel ur ett ärendesystem, ska informationen ges i rimlig tid och senast inom en månad. Undantagen från informationskravet är enligt IMY sällan tillämpliga i ett anställningsförhållande. Enklast är att skriva in det i kallelsen:
Stycket gör tre saker samtidigt: det avgränsar källorna (du kan inte i efterhand lägga till en chattlogg utan att bryta mot din egen kallelse), det anger verktyget och att det är godkänt, och det talar om att du är den som bedömer. Vill du veta hur medarbetaren själv kan förbereda sig med AI, se artikeln om AI inför lönesamtalet.
Regel 1: medarbetaren ser samma underlag som du
Dataskyddsförordningen ger den anställde rätt att få tillgång till de personuppgifter som behandlas om hen, och IMY:s princip om öppenhet innebär att arbetsgivaren ska vara öppen med hur uppgifterna behandlas. Lagen kräver inte i sig att du skickar exakt samma dokument, men den praktiska regeln bör vara just det: medarbetaren får hela underlaget, inklusive AI-sammanfattningen, i samma version som du har framför dig i samtalet.
Skälet är inte bara juridiskt. En sammanfattning som du inte vågar visa medarbetaren innehåller antingen en källa som inte borde vara med eller en formulering som du inte själv står för. Båda är signaler om att underlaget behöver rensas, inte döljas. Testa med en enkel fråga innan du skickar kallelsen: finns det någon rad i underlaget som jag skulle stryka om medarbetaren läste den bredvid mig? Stryk den då.
Avvägningen gäller omdömen om tredje part. Om ett mejl från en kund eller kollega ingår i underlaget ska medarbetaren se vad det säger om hens arbete, men avsändarens övriga innehåll ska inte klistras in. Klipp ut den relevanta meningen och ange datum och avsändarroll i stället för hela mejlet.
Regel 2: AI-sammanfattningen är aldrig beslutet – anteckna vad du ändrade
Dataskyddsförordningens artikel 22 ger den registrerade rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga eller liknande betydande följder. En AI-sammanfattning som du läser, prövar och ändrar är inte i sig ett sådant beslut. Men om sammanfattningens omdömen förs över oförändrade till ett betyg, en lönerevision eller en utvecklingsplan blir gränsen otydlig, och du kan inte längre visa att bedömningen var din.
Därför behöver du ett spår. Skriv en kort anteckning under sammanfattningen, till exempel: ”AI-utkast 2026-09-12. Jag strök påståendet om sen leverans i mars eftersom förseningen låg hos leverantören. Jag lade till projektet i juni som saknades i mina anteckningar. Bedömningen i avsnitt 3 är min egen.” Tre till fem rader räcker. Anteckningen gör två saker: den visar att en människa prövade underlaget, och den gör det möjligt för medarbetaren att se vad som kom från verktyget och vad som kom från dig.
Samma spår blir en tillgång när AI-förordningens högriskregler börjar tillämpas i december 2027. Enligt artikel 26 ska arbetsgivare som använder ett högrisksystem informera berörda arbetstagare innan systemet tas i bruk, ge mänsklig tillsyn till personer med rätt kompetens och befogenhet, och informera den som är föremål för ett beslut som stöds av systemet. Om du redan i dag avgränsar källorna, informerar i kallelsen och antecknar dina ändringar har du det mesta på plats, oavsett om ert verktyg till slut klassas som högrisk eller inte.
Innan du klistrar in något: fyra frågor
- Är verktyget godkänt av arbetsgivaren för uppgifter om anställda? Om inte, stanna där.
- Finns varje källa i tabellens ”tillåten”-kolumn? Mejl mellan medarbetaren och andra samt chatthistorik ska inte vara med.
- Har medarbetaren fått kallelsen med källorna och verktyget angivna? Om nej, skicka den först och vänta med sammanställningen.
- Kommer medarbetaren att få samma underlag som du, och antecknar du vad du ändrade? Om båda svaren är ja är sammanfattningen ett stöd. Om något svar är nej är den ett dolt beslutsunderlag.
Den här guiden ersätter inte arbetsgivarens egen dataskyddsbedömning, personuppgiftsbiträdesavtalet med AI-leverantören eller en MBL-förhandling. Den ger dig det du kan avgöra själv, vid ditt skrivbord, innan samtalet.
Källor
- IMY: Grundläggande principer i arbetslivet (öppnas i ny flik) – ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering och öppenhet i första avsnittet och regel 1.
- IMY: Kontroll och övervakning av anställda (öppnas i ny flik) – gränsen för kontroll, e-post, loggning och information i tabellen och kallelsen.
- IMY: Information till anställda (öppnas i ny flik) – vad informationen ska innehålla, tidsfristen på en månad och undantagen i avsnittet om kallelsen.
- Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679, artiklarna 5, 13–15 och 22 (öppnas i ny flik) – rätten till tillgång i regel 1 och automatiserade beslut i regel 2.
- AI-förordningen (EU) 2024/1689, bilaga III punkt 4 b och artikel 26 (öppnas i ny flik) – högriskklassningen i första avsnittet och tillhandahållarens skyldigheter i regel 2; tillämpningsdatumet 2 december 2027 följer sajtens tidslinje efter AI Omnibus.