Begär ut allmänna handlingar om AI: mall och väg vid avslag
Vill du granska hur en myndighet använder AI? Börja med befintliga avtal, införandebeslut och riskbedömningar. Här får du en avgränsad begäran, en mall för att följa upp maskningar och ett prov som hjälper dig skilja olika svar åt.
Steg 1: hitta myndigheten och AI-användningen
Utgå från en konkret användning: exempelvis ett AI-stöd som sammanfattar mötesanteckningar inom en kommunal förvaltning. Skriv ner förvaltningens namn, systemets namn om det är känt och ungefär när det infördes. Leta efter kontaktuppgifter till registrator på myndighetens webbplats. Ett diarienummer från ett protokoll eller en upphandlingsannons kan hjälpa dig hitta rätt ärende.
Begäran görs hos myndigheten som förvarar handlingen enligt TF 2 kap. 17 §. Börja där, snarare än hos AI-leverantören. Om du är osäker på mottagaren kan du fråga vilken myndighet som har avtalet och införandebeslutet. Beskriv användningen i samma fråga, så att mottagaren kan skilja ditt ärende från andra AI-projekt.
För dig som är anställd eller fackligt engagerad kan dokumenten ge underlag till frågor om ansvar och uppföljning. Sök efter vad som faktiskt beslutats: vem får använda verktyget, till vilka uppgifter och på vilka villkor? Den här guiden gäller insyn hos myndigheter; den ger ingen generell dokumentinsyn hos privata arbetsgivare.
Steg 2: välj handlingar och en tydlig period
Välj först tre dokumentgrupper: avtal med bilagor, beslut om införande eller pilot och befintliga riskbedömningar. Avgränsa exempelvis till handlingar från 1 januari till 30 september 2026 om ett namngivet verktyg. Behöver du även det avtal som gäller nu, skriv det separat så att ett äldre avtalsdatum inte faller utanför din period.
En allmän handling ska vara förvarad och inkommen eller upprättad; allmän betyder inte att alla uppgifter är offentliga. Myndigheten behöver inte skriva en ny rapport åt dig. Databassammanställningar har särskilda regler om rutinbetonade åtgärder och lagliga begränsningar. Se TF 2 kap. 2–7 och 9–10 §§.
Skriv därför ”befintliga riskbedömningar” i stället för ”utred om AI-systemet är säkert”. Den första formuleringen söker dokument, den andra beställer en ny bedömning. Ett avtal är dessutom ett annat spår än en begäran om varje sparad chatt. Läs artikeln om AI-promptar och allmänna handlingar om du vill förstå den särskilda gränsdragningen.
Steg 3: anpassa och skicka mejlmallen
Byt ut hakparenteserna och ta bort dokumentgrupper du inte behöver. Om systemnamnet är okänt, använd en funktion och en förvaltning: ”AI-stödet för mötessammanfattningar vid [förvaltning]”. Spara den skickade texten och datumet. Mallen är ett förslag på avgränsning, ingen försäkran om att handlingarna finns.
Ämne: Begäran om allmänna handlingar – [AI-system/användning] Hej! Jag begär att få ta del av följande befintliga handlingar hos [myndighet] som gäller [system eller tydligt beskriven användning]: 1. Det nu gällande avtalet med bilagor. 2. Beslut om införande eller pilot, inklusive beslutsunderlag, från [startdatum] till [slutdatum]. 3. Befintliga riskbedömningar för samma användning och period. Jag önskar elektroniska kopior om det är möjligt. Om någon uppgift inte kan lämnas ut begär jag att få övriga delar. Ange gärna vilka handlingar eller delar som inte lämnas ut och vilken bestämmelse som tillämpas. Om efterfrågade handlingar saknas, meddela gärna det. Informera om eventuell avgift och dess grund innan kopior skickas. Om begäran behöver preciseras kan kontakt tas via [kontaktväg].
Kopiebegäran ska behandlas skyndsamt. Du behöver normalt inte ange identitet eller syfte, men uppgifter kan behövas för att pröva hinder mot utlämnande. Att läsa på plats är som utgångspunkt utan avgift; kopior kan kosta. TF ger ingen ovillkorlig rätt till PDF via mejl. Se TF 2 kap. 15–18 §§. Myndigheten kan besluta om förskottsbetalning för kopior enligt OSL 6 kap. 1 a §.
Välj en kontaktväg som fungerar för följdfrågor. Ett mejl från arbetsadressen visar förstås den adressen. Om anonymitet är viktig för dig, tänk igenom vilka uppgifter själva meddelandet innehåller. Undvik att bifoga personnummer, personalärenden eller andra känsliga uppgifter som inte behövs för att identifiera de handlingar du söker.
Steg 4: kontrollera vad du faktiskt fick
Jämför svaret med dina tre dokumentgrupper. Lägg en enkel lista bredvid filerna: avtal, införandebeslut och riskbedömning. Notera filnamn, dokumentdatum och eventuella bilagor för varje grupp. Om avtalet hänvisar till ”bilaga 2 – användningsvillkor” men bilagan inte följer med, fråga efter just den. Ett allmänt policydokument behöver inte besvara din begäran om ett visst införandebeslut.
Skilj mellan att en handling saknas, inte anses allmän eller innehåller hemliga uppgifter. Offentliga delar ska tillgängliggöras även när andra delar inte får lämnas ut, enligt TF 2 kap. 15–16 §§. Maskning är därför inte i sig bevis för ett felaktigt utlämnande.
Be om precisering när svaret bara säger ”sekretess”. Vilken handling eller del avses? Vilken lagbestämmelse har tillämpats? Om svaret säger att någon riskbedömning inte finns, anteckna det som ett svar om dokumentläget. Dra inte slutsatsen att ingen risk har diskuterats eller att AI-användningen därmed är laglig eller olaglig. Det kräver andra underlag.
Steg 5: be om myndighetens skriftliga beslut
Om en tjänsteperson nekar handlingar eller delar av dem, begär myndighetens prövning. OSL 6 kap. 3 § anger att ett skriftligt myndighetsbeslut krävs för överklagande och att du ska informeras om möjligheten. Använd följande uppföljning och nämn precis vad som återstår.
Jag begär myndighetens prövning av den del av min begäran daterad [datum] som inte har tillgodosetts: [handling/delar]. Jag begär ett skriftligt beslut med skäl, tillämpade bestämmelser och information om hur beslutet överklagas. Jag vidhåller även begäran om de delar som får lämnas ut.
Håll ihop den första begäran, svaret och uppföljningen. Om några handlingar redan lämnats ut, skriv att prövningen gäller de återstående delarna. Då blir det lättare att bedöma om beslutet verkligen täcker det du ville få prövat. Skilj också ett besked om leveransformat eller avgift från ett beslut att neka själva handlingen.
Steg 6: följ överklagandeanvisningen och skilj JO-spåret
Avslag och inskränkande förbehåll kan överklagas enligt OSL 6 kap. 7–8 §§, vanligen till kammarrätten. Undantag finns. Läs därför beslutets anvisning och kontrollera fyra saker: vilket beslut du ska ange, vart överklagandet ska skickas, vilken instans som prövar det och vilken tidsfrist som gäller. Be om komplettering om anvisningen är otydlig.
Skriv vilken ändring du begär, exempelvis utlämnande av en namngiven bilaga eller vissa maskerade delar. Förklara varför du anser att beslutet behöver ändras och bifoga handlingar enligt anvisningen. En allmän invändning mot AI-teknik säger mindre om just utlämnandefrågan än en tydlig beskrivning av den nekade handlingen.
En JO-anmälan kan gälla hur myndigheten har behandlat dig, exempelvis handläggningen. JO kan inte ändra myndighetens beslut. Anmälan ersätter därför inte ett överklagande. Om du vill få avslaget ändrat behöver du följa överklagandevägen och bevaka tidsfristen i beslutet, även om du också anmäler handläggningen till JO.
Prov och facit: tre svar som kräver olika uppföljning
Prov: Du begärde avtal, införandebeslut och befintlig riskbedömning för ett AI-stöd. Svaret innehåller ett avtal med maskerade rader, beskedet ”någon riskbedömning finns inte” och ingen uppgift om införandebeslutet. Vad följer du upp?
Facit: Fråga först vad som hänt med begäran om införandebeslutet. Be sedan om grunden för maskningarna och begär myndighetens skriftliga beslut om du vill få nekandet prövat. Beskedet om riskbedömningen antecknar du separat. Om du misstänker att ett motsvarande dokument har ett annat namn kan du precisera, exempelvis ”den befintliga säkerhetsbedömning som nämns i avtalets bilaga”. Begär inte att myndigheten nu skriver den saknade riskbedömningen.
Kontrollera ditt eget utkast: går det att förstå vilken myndighet, vilken AI-användning och vilka handlingar du menar? Finns en bestämd period och ett uttryckligt önskemål om offentliga delar? Har du undvikit att göra mejlleverans till ett villkor? Då har du ett konkret underlag att skicka och följa upp.
Steg 7: välj ett separat spår för dina personuppgifter
Vill du i stället få insyn i personuppgifter om dig i arbetsgivarens AI-arbetsflöde, använd guiden om registerutdrag om AI på jobbet. Håll de båda begärandena tydligt åtskilda så att mottagaren ser om du söker ett avtal eller uppgifter som rör dig. För frågor om material som matas in i AI finns även vägledningen om sekretess och GDPR i offentlig sektor.
Källor
- Tryckfrihetsförordningen, 2 kap. – allmänna handlingar, utlämnande, avgifter och identitetsfrågor.
- Offentlighets- och sekretesslagen, 6 kap. – myndighetsprövning, skriftligt beslut och överklagande.
- JO: Anmäl till JO – tillsyn och gränsen mot överklagande.