ÄR DINA AI-PROMPTAR ALLMÄNNA HANDLINGAR?
En journalist begär ut "alla promptar och AI-svar i ärendet". Vad svarar din arbetsplats? Frågan är ny, den saknar vägledande rättspraxis, och den blir skarp just nu när AI-användningen i svensk offentlig förvaltning växer snabbt. Här är vad tryckfrihetsförordningen faktiskt säger, hur Digg och IMY har bedömt frågan, och vad du kan göra redan i nästa ärende.
Vem står bakom innehållet?
Den här artikeln är redaktionellt framtagen av AI på svenska för handläggare, registratorer, arkivarier, chefer och kommunikatörer i kommun, region, myndighet, skola och socialtjänst. Den bygger på lydelsen i tryckfrihetsförordningens andra kapitel, Digg och IMY:s nationella riktlinjer för generativ AI samt publicerat material från IMY, eSam och enskilda kommuner. Texten är ett underlag för egen bedömning, inte juridisk rådgivning. Rättsläget är delvis oprövat, och den slutliga bedömningen av en enskild begäran görs alltid av din myndighet.
AI-användningen växer snabbare än rutinerna
I regleringsbreven för 2026 fick över hundra myndigheter i uppdrag att redovisa hur de ökar sin förmåga att använda AI och arbeta datadrivet. Den 1 juli 2026 startade dessutom AI-verkstadens försöksverksamhet med tio pilotorganisationer. Och användningen finns redan där ute: Skolverkets lägesbild från maj 2026 visar att nära åtta av tio lärare i grundskola, förskoleklass och fritidshem hade använt AI-tjänster i sitt arbete under höstterminen 2025 och början av vårterminen 2026.
Samtidigt har handlingsoffentligheten inte pausats. Varje gång en anställd i offentlig sektor skriver en prompt uppstår information, och den informationen finns någonstans. De flesta AI-policyer besvarar frågan "vad får jag mata in?". Betydligt färre besvarar frågan "vad händer om någon begär ut det jag matade in?". Det är den luckan den här artikeln fyller.
Tre begrepp som ständigt blandas ihop
Handling. Enligt 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen avses med handling "en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt". En sparad chattlogg är alltså en handling i lagens mening. Det säger däremot ingenting om den är allmän.
Allmän handling. Enligt 2 kap. 4 § är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen eller upprättad. Det är två villkor som båda måste vara uppfyllda. Det är här AI-chatten blir knepig, och det är här bedömningen faktiskt görs.
Offentlig handling. Att en handling är allmän betyder inte att den ska lämnas ut. Först därefter prövas om någon uppgift omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Sundsvalls kommun formulerar det kort i sin AI-guide: att en handling är allmän betyder inte att den är offentlig.
Var förvaras egentligen din AI-chatt?
För digitala upptagningar gäller 2 kap. 6 §: en upptagning anses förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar. Formuleringen är avgörande, för den flyttar fokus från var filen fysiskt ligger till om myndigheten kan komma åt den.
Det ger i praktiken tre olika lägen:
- Upphandlat verktyg i organisationens egen miljö. En AI-assistent i er Microsoft 365-miljö, en egen AI-plattform eller en tjänst med organisationskonton där chatthistoriken sparas och administratörer kan nå den. Här är materialet normalt tekniskt tillgängligt för myndigheten. Förvaringsvillkoret kan alltså vara uppfyllt.
- Godkänd extern tjänst med organisationsavtal. Tillgängligheten beror på hur tjänsten är konfigurerad: sparas historiken, i vilken miljö, och vem kan hämta ut den? Det här är en fråga för IT och avtalsansvarig, inte för den enskilde handläggaren att gissa sig till.
- Privat konto som en anställd använder på egen hand. Här kan förvaringsbedömningen bli en annan, eftersom faktisk teknisk tillgänglighet för myndigheten har betydelse. Ett privat konto gör samtidigt informationshanteringen svårare att kontrollera, söka och bevara. Digg och IMY rekommenderar att allmänt tillgängliga AI-tjänster används under arbetsgivarens kontroll, med föregående godkännande och ett personuppgiftsbiträdesavtal när personuppgifter behandlas.
Poängen: den som tror att AI-chatten är privat för att den ser ut som ett chattfönster har gjort ett antagande, inte en bedömning.
Prompten, svaret och skillnaden mellan dem
Om materialet förvaras hos myndigheten återstår frågan om det är inkommet eller upprättat. En handling anses enligt 2 kap. 10 § upprättad när den har expedierats. En handling som inte expedierats anses upprättad när ärendet den hör till har slutbehandlats, eller, om den inte hör till något ärende, när den justerats eller färdigställts på annat sätt.
Att en extern leverantör finns med i kedjan avgör inte frågan på egen hand. Digg och IMY påpekar att överföringen till leverantören kan vara ett utlämnande i tryckfrihetsförordningens mening. Samtidigt säger 2 kap. 9 § att en åtgärd som någon utför endast som teknisk bearbetning eller teknisk lagring av myndighetens handling inte gör handlingen inkommen när den åter blir tillgänglig för myndigheten. Avtal, funktion och faktisk användning behöver därför bedömas tillsammans.
Undantaget finns i 2 kap. 12 §. En minnesanteckning som inte har expedierats blir inte allmän handling, om den inte tas om hand för arkivering. Med minnesanteckning avses en promemoria eller annan uppteckning som har kommit till endast för ett ärendes föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet någon sakuppgift. Samma paragraf undantar utkast och koncept till en myndighets beslut eller skrivelse, förutsatt att de inte har expedierats eller tagits om hand för arkivering.
Det är mot den bakgrunden Digg och IMY gör sin bedömning i de nationella riktlinjerna för generativ AI:
- Prompten och den inmatade datan kan betraktas som någon form av utkast, och behöver därför inte nödvändigtvis anses vara en allmän handling.
- Resultatet från AI-verktyget kan i högre grad komma att betraktas som upprättat och färdigställt, vilket gör att det skulle kunna vara fråga om en allmän handling.
Lägg märke till formuleringarna. Riktlinjerna säger "behöver inte nödvändigtvis" och "skulle kunna". Det är försiktiga bedömningar, inte ett bindande besked. Sakuppgiften är dessutom bara en del av prövningen: om ett AI-svar tillför ärendet en sakuppgift kan den delen inte undantas som minnesanteckning, men materialet blir inte automatiskt allmänt just då. Myndigheten måste fortfarande avgöra om handlingen förvaras där och när den har blivit inkommen eller upprättad, exempelvis genom expediering eller genom att ärendet slutbehandlas. Ett svar som bara hjälper dig formulera om en mening ligger närmare ett utkast; ett svar med en beräkning, sammanställning eller bedömning som används i ärendet kräver en noggrannare bedömning.
Ett scenario: begäran två veckor senare
En handläggare ska skriva ett beslut om en förenings bidragsansökan. Handläggaren avidentifierar ett stycke, klistrar in det i kommunens upphandlade AI-assistent och ber om ett tydligare språk. Sedan ber hen om en sammanställning av vad kommunens riktlinjer säger om sista ansökningsdag. Svaret används i beslutsunderlaget. Beslutet expedieras och ärendet avslutas. Två veckor senare begär en lokaljournalist ut "samtliga promptar och AI-svar som använts i ärendet".
Så bör kommunen resonera, i den ordningen:
- Finns materialet kvar och är det tekniskt tillgängligt? Chatthistoriken ligger i kommunens egen miljö och administratörer kan nå den. Förvaringsvillkoret är uppfyllt.
- Är det inkommet eller upprättat? Det expedierade beslutet är en allmän handling. Eftersom ärendet har slutbehandlats har även tidpunkten i 2 kap. 10 § passerats för handlingar som hör till ärendet. Omformuleringsprompten kan ändå omfattas av undantaget för utkast. Den del av AI-svaret som tillförde ärendet en sakuppgift omfattas däremot inte av minnesanteckningsundantaget, vilket talar för att den är en allmän handling. Kommunen måste fortfarande bedöma materialets funktion och hantering i det enskilda fallet.
- Vad omfattas av sekretess? Varje uppgift prövas för sig enligt offentlighets- och sekretesslagen, oavsett att materialet råkar ligga i ett chattfönster.
- Dokumentera bedömningen. Skriv ner hur ni resonerade och vem som beslutade. På ett oprövat rättsområde är en dokumenterad, saklig bedömning avsevärt bättre än ett tyst antagande.
Att slippa lämna ut är inte samma sak som att få mata in
En vanlig felslutsats: "om prompten ändå inte är en allmän handling kan jag väl klistra in vad som helst". Men frågan om AI-materialet är en allmän handling och frågan om uppgifter får överföras till leverantören är två olika bedömningar. Sekretess, tystnadsplikt, dataskydd och interna säkerhetskrav gäller även för utkast och annat material som inte är allmän handling. Den kontrollen ska göras innan du trycker på skicka.
Enligt 10 kap. 2 a § offentlighets- och sekretesslagen hindrar sekretess inte att en uppgift lämnas till den som för myndighetens räkning har i uppdrag att endast tekniskt bearbeta eller tekniskt lagra den, om utlämnandet inte är olämpligt med hänsyn till omständigheterna. Digg och IMY bedömer att generativ AI kan omfattas, men att det beror på avtalet, verktygets funktion och användningsområdet och måste utredas före användning. Detta ska inte blandas ihop med 2 kap. 13 § tryckfrihetsförordningen, som gäller om en handling hos den mottagande myndigheten är allmän där när den bara förvaras för någon annans tekniska bearbetning eller lagring.
För publika AI-system har Sundsvalls kommun formulerat en enkel försiktighetsregel: om du inte skulle publicera informationen på kommunens webbplats bör du inte heller mata in den i systemet. Regeln ersätter inte en rättslig bedömning, men den är lätt att följa i vardagen. Läs mer om närliggande frågor i vår artikel om vad "AI tränas på din data" betyder i praktiken.
Sex vanor som håller i en granskning
- Använd bara godkända verktyg. Fråga vilka AI-tjänster din arbetsgivare har godkänt och för vilken typ av information. Om ingen kan svara är det svaret i sig ett besked: vänta med skarpt material.
- Sekretesspröva före inmatning. Behandla inmatningsrutan som ett utlämnande tills någon har visat dig varför den inte är det. Avidentifiera och plocka bort det som inte behövs för uppgiften.
- Skilj på formulering och sakuppgift. Att be AI:n snygga till en mening du själv skrivit är en sak. Att låta den ta fram fakta, siffror eller en bedömning som går in i ärendet är en annan. Det senare kan inte avfärdas som en ren minnesanteckning, men hela prövningen av om materialet är allmänt måste fortfarande göras.
- Kontrollera allt som tillför ärendet något. AI-svar kan innehålla påhittade paragrafer, felaktiga datum och uppfunna källhänvisningar. Verifiera mot primärkälla innan du använder dem, precis som du skulle med ett tips från en kollega du inte känner.
- Släng inte i panik. Att radera en chatt efter en begäran kan vara allvarligt om materialet är en allmän handling. Fråga registrator eller arkivarie i stället.
- Notera när AI använts i beslutsunderlag. En kort notering om att ett utkast tagits fram med AI-stöd och därefter granskats gör efterhandsbedömningen enkel i stället för omöjlig.
Fem beslut som behöver fattas innan begäran kommer
- Kartlägg var chattloggarna faktiskt finns. Vilka AI-verktyg används, sparas historiken, i vilken miljö, hur länge och vem kan hämta ut den? Utan det svaret går förvaringsfrågan inte att besvara.
- Bestäm lagringstid medvetet. En avsiktligt vald och dokumenterad lagringstid behövs för en sammanhängande hantering av dataskydd, arkivering, gallring och utlämnande. En lagringstid som "blev så" av tekniska skäl räcker inte som verksamhetsbeslut.
- Skriv en handläggningsrutin för begäran som rör AI-material. Vem tar emot, vem söker fram, vem prövar sekretessen och vem fattar avslagsbeslut med överklagandehänvisning? Skyndsamhetskravet gäller även här.
- Ta in arkivfunktionen tidigt vid införande. Fråga vid upphandling och konfiguration hur AI-material ska bevaras eller gallras, och koppla det till er dokumenthanteringsplan. Enligt 4 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen ska myndigheten organisera sin hantering så att allmänna handlingar kan lämnas ut skyndsamt och skiljas från andra handlingar. Det kravet behöver byggas in i AI-miljön från början.
- Förankra bedömningen skriftligt. Låt jurist, dataskyddsombud och arkivfunktion komma överens om hur ni ser på promptar och AI-svar, och dela slutsatsen med verksamheten på klarspråk. Se också vår genomgång av frågor att ställa innan ni tecknar AI-avtal.
Prompt: förbered er hållning i förväg
Det här är inte avgjort
Det finns i skrivande stund ingen vägledande svensk rättspraxis som avgör hur chattloggar från generativ AI ska bedömas som allmänna handlingar. Digg och IMY:s riktlinjer är vägledning, inte bindande föreskrifter. Länsstyrelsernas juridiska utredning om AI beskriver också frågan som oprövad och framhåller att både promptar och svar kan behöva hanteras som möjliga allmänna handlingar.
Det betyder inte att ni kan avvakta. Det betyder att ni behöver ha en egen, dokumenterad och saklig hållning, byggd på lagtexten och den vägledning som finns, och vara beredda att ompröva den när praxis kommer. Den organisation som har tänkt igenom frågan i förväg klarar en begäran. Den som inte har det upptäcker frågan samtidigt som journalisten.
Inför nästa vecka på jobbet
- Ta reda på om chatthistoriken sparas. Ställ frågan till IT i dag: sparas den, var, hur länge och vem kommer åt den?
- Läs er AI-policy med nya ögon. Står det något alls om allmänna handlingar, arkivering eller utlämnande? Om inte, notera det som en lucka och lyft den.
- Ta upp frågan på nästa arbetsplatsträff. Femton minuter räcker för att alla ska förstå skillnaden mellan handling, allmän handling och offentlig handling.
- Kontakta registrator eller arkivarie. Fråga hur de vill att AI-material hanteras i era ärenden. De har oftast tänkt mer på det här än verksamheten tror.
Vanliga frågor om AI-promptar och offentlighetsprincipen
Är en prompt en allmän handling?
Inte automatiskt. Digg och IMY bedömer att en prompt och inmatad information sannolikt kan betraktas som någon form av utkast, men formuleringen är vägledande och inte en egen regel. Myndigheten måste pröva om materialet förvaras där, om det är inkommet eller upprättat och om något undantag gäller. Tidpunkten kan bland annat bero på om materialet har expedierats, om ärendet har slutbehandlats eller om det har tagits om hand för arkivering.
Blir AI-svaret en allmän handling?
Det kan bli det. Digg och IMY bedömer att resultatet i högre grad än prompten kan betraktas som upprättat och färdigställt. Om svaret tillför ett ärende en sakuppgift faller den delen inte under undantaget för minnesanteckningar. Det gör dock inte svaret automatiskt allmänt: myndigheten måste också pröva bland annat förvaring, tidpunkten för upprättande och undantaget för utkast.
Spelar det roll om jag använder mitt privata AI-konto?
Ja. Ett privat konto kan påverka om materialet anses förvarat hos myndigheten, eftersom faktisk teknisk tillgänglighet har betydelse. Det gör inte privat användning lämplig: arbetsgivaren får sämre kontroll över informationshantering, sökning, bevarande och dataskydd. Digg och IMY rekommenderar att användningen sker under arbetsgivarens kontroll och med föregående godkännande och ett personuppgiftsbiträdesavtal när personuppgifter behandlas.
Får jag klistra in en sekretessbelagd uppgift i AI-verktyget om chatten ändå inte blir allmän handling?
Inte utan stöd för överföringen. Enligt 10 kap. 2 a § offentlighets- och sekretesslagen kan sekretessbelagda uppgifter i vissa fall lämnas till den som för myndighetens räkning endast ska tekniskt bearbeta eller lagra dem, om utlämnandet inte är olämpligt med hänsyn till omständigheterna. Om en AI-tjänst ryms där beror bland annat på avtal, funktion och användningsområde och måste utredas före användning.
Källor och vidare läsning
- Riksdagen: Tryckfrihetsförordning (1949:105), 2 kap. (öppnas i ny flik)
- Digg och IMY: Säkerställ sekretess vid användning av generativ AI (öppnas i ny flik)
- Digg och IMY: Riktlinjer för generativ AI inom offentlig förvaltning (öppnas i ny flik)
- Digg och IMY: Inför en AI-policy (öppnas i ny flik)
- IMY: Utlämnande av allmänna handlingar med hjälp av AI (slutrapport) (öppnas i ny flik)
- Länsstyrelserna: Utredning om de rättsliga förutsättningarna för AI (pdf öppnas i ny flik)
- Sundsvalls kommun: Regler för publika AI-system (öppnas i ny flik)
- Skolverket: Lägesbild över AI-användningen i skolan, maj 2026 (öppnas i ny flik)
- Publikt: Myndigheter ska redovisa planer för AI (regleringsbreven 2026) (öppnas i ny flik)
- Riksdagen: Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), 4 kap. 1 § och 10 kap. 2 a § (öppnas i ny flik)