Klarspråk med AI: granska utan att ändra betydelsen
AI kan föreslå en enklare formulering. Du behöver kontrollera vad den säger: vem som ska göra något, när det ska ske och vilka undantag som gäller. Här får du ett jämförelseprotokoll, en avgränsad prompt och ett syntetiskt före- och efterexempel med facit.
Steg 1: välj underlag och bestäm läsarens uppgift
Börja med ett godkänt offentligt underlag eller en helt påhittad text. Spara originalet med versionsnamn och datum. Använd en AI-miljö som din arbetsplats har godkänt för underlaget. I övningen nedan behövs inga verkliga ärenden eller personuppgifter.
Skriv en konkret läsaruppgift: ”Efter att ha läst ska personen kunna avgöra om en bilaga behövs och hur anmälan ska lämnas.” Det går att pröva. ”Texten ska kännas enklare” ger däremot inget facit. Isofs Klarspråkshjälpen ger råd om mottagaranpassning, innehåll, struktur, meningar och ord. Här använder du den inriktningen i en egen redaktionell kontroll för AI-utkast.
Avgränsning: Guidens protokoll är ett arbetsförslag, inte ett certifierat AI-test eller en juridisk bedömning. När underlaget är oklart ska den som ansvarar för sakfrågan reda ut det innan texten förenklas.
Steg 2: lås det som ska betyda samma sak
Plocka ut uppgifterna innan AI får skriva om texten. Notera vem som gör vad, vilka villkor som gäller, undantag, datum, klockslag och ord som uttrycker krav eller möjlighet. Spara även en negation tillsammans med det den avser.
Syntetiskt original: workshop 2027
Du som är anmäld till workshopen den 18 mars 2027 ska skicka din materiallista till kursadministrationen senast den 11 mars 2027 klockan 16.00. Om du inte behöver något material ska du ändå skicka ett meddelande om detta. Meddelandet ska lämnas till kursadministrationen senast den 11 mars 2027 klockan 16.00. Du får lämna listan på papper i receptionen i stället för att skicka den digitalt. Meddelande om att inget material behövs får också lämnas på papper i receptionen.
| Kontroll | Betydelse som ska finnas kvar |
|---|---|
| Aktör och villkor | Instruktionen gäller den som är anmäld till workshopen den 18 mars 2027. |
| Krav och mottagare | Materiallista ska skickas till kursadministrationen. |
| Tidsgräns | Senast 11 mars 2027 klockan 16.00. |
| Undantag med kvarvarande krav | Inget material behövs: ett meddelande ska ändå lämnas. |
| Möjlighet | Både lista och meddelande får lämnas på papper i receptionen. |
Orden ”ska” och ”får” behöver inte stå i varje mening i slutversionen, men skyldigheten respektive valmöjligheten ska vara densamma. Lås därför betydelsen, inte bara en lista med ord. Byt inte heller ”anmäld” mot ”intresserad”: då ändras vilka instruktionen gäller.
Steg 3: beställ ett utkast med synliga ändringar
Be om kortare meningar och tydligare ordning inom låslistans gränser. SLU:s råd om AI som språkhjälpmedel betonar tydliga instruktioner för stil och ton och avråder från AI som terminologikontroll. Behåll därför verksamhetens godkända termer eller låt sakansvarig godkänna ändringen.
Kontrollera att alla tre leveranser finns. AI:s ändringstabell är ett stöd att granska, inte ett facit. I promptbibliotekets klarspråksavsnitt finns en enklare startprompt; använd protokollet här när betydelsen behöver följas genom flera versioner.
Steg 4: jämför original och utkast åt båda hållen
Läs först originalets låspunkter och hitta deras motsvarighet i utkastet. Läs sedan utkastet och leta efter uppgifter som saknas i originalet. Den andra riktningen fångar tillägg: exempelvis en ny mottagare, ett löfte om svarstid eller ett krav på en särskild kanal.
Utkast v1: avsiktligt felaktigt
Skicka din materiallista till kursadministrationen senast den 11 mars 2027. Du som inte behöver material behöver inte höra av dig. Lämna listan digitalt.
Kommentar: Målgruppen och workshopdatumet saknas. Klockslaget har fallit bort. ”Behöver inte höra av dig” vänder originalets krav till sin motsats. Den sista meningen gör dessutom digital inlämning till instruktion och tar bort pappersalternativet. Ett kortare utkast har alltså inte klarat betydelsekontrollen.
Utkast v2: rättat mot låslistan
Är du anmäld till workshopen den 18 mars 2027? Skicka din materiallista till kursadministrationen senast den 11 mars 2027 klockan 16.00. Behöver du inget material? Skicka ändå ett meddelande om det, till samma mottagare och senast samma tid. Du får också lämna listan eller meddelandet på papper i receptionen i stället för att skicka digitalt.
Kommentar: Frågorna delar upp villkoren utan att byta målgrupp. ”Ändå” behåller skyldigheten vid inget material. Pappersalternativet gäller både lista och meddelande. Hänvisningen ”samma tid” behöver dock provas med en läsare: om sambandet missas kan datum och klockslag upprepas i stället.
Markera varje låspunkt som ”samma betydelse”, ”avvikelse” eller ”oklart”. Ett lägre läsbarhetsindex räknas inte som godkänt i detta protokoll: det ersätter varken jämförelsen av villkor eller ett prov av läsarens förståelse.
Steg 5: låt en annan läsare hitta nästa steg
Ge en person ur den tänkta målgruppen utkast v2 utan original, låslista eller förklaring. Be personen svara med stöd i texten och visa var svaret står. Hjälp inte till under provet. Spara versionen och svaren, så att du vet vilken text resultatet gäller.
| Fråga | Facit |
|---|---|
| Du är anmäld och behöver inget material. Vad gör du? | Lämnar ett meddelande om att inget material behövs till kursadministrationen. |
| När ska det vara lämnat? | Senast 11 mars 2027 klockan 16.00. |
| Kan du lämna meddelandet på papper? | Ja, i receptionen. |
Bedöm varje svar som rätt, fel eller osäkert. För det här arbetsprovet kräver du tre rätta svar som läsaren kan hitta stöd för, utan din hjälp. Ett fel eller ett osäkert svar leder till att du undersöker formuleringen och provar igen. Det är ett redaktionellt beslutskriterium för denna uppgift, ingen generell gräns för begriplighet.
Isofs nyhet om att mäta och följa upp klarspråksarbete från 29 september 2026 framhåller tydliga mål och förankrade arbetsprocesser. Läsarprovet här är vår konkreta tillämpning, inte en metod som nyheten beskriver eller har utvärderat. En persons svar visar hur just den personen klarade uppgiften; det visar inte hur alla läsare kommer att förstå texten.
Steg 6: rätta, prova igen och dokumentera beslutet
Koppla betydelsekontrollen och läsarprovet till samma version. Om du ändrar ”samma tid” till ett upprepat datum får du v3: jämför den nya texten mot originalet och låt läsaren pröva den nya versionen. Återanvänd inte ett godkänt resultat för en tidigare text.
| Fält | Dokumentation |
|---|---|
| Underlag | Syntetisk workshoptext, original v1. |
| Bedömd version | Utkast v2, 2026-11-08. |
| Betydelsekontroll v2 | Fem låspunkter jämförda; ingen ändrad betydelse identifierad i den redaktionella genomgången ovan. |
| Läsarprov v2 | Ej provat. Svar på de tre frågorna saknas. |
| Beslut v2 | Återarbete: genomför läsarprovet före publiceringsbeslut. |
| Ansvar | Ansvarig redaktör ska namnges i det egna protokollet; övningen utser ingen verklig befattningshavare. |
För din verkliga text fyller du i redaktörens namn, datum, resultat per låspunkt och läsarfråga samt vad som behöver rättas. Välj ”publicera” först när samma version klarat båda kontrollerna och ansvarig redaktör har godkänt sakuppgifterna. Saknas ett prov skriver du ”ej provat” och väljer återarbete.
Behöver texten sedan bli ett dokument fortsätter du med guiden om tillgängliga dokument med AI. Där granskar du struktur och export; betydelsekontrollen följer fortfarande den version som ska publiceras.
FAQ
Hur använder jag AI för klarspråk utan ändrad betydelse?
Spara originalet, lås aktörer, villkor, undantag och tidsangivelser och beställ ett utkast med ändringstabell. Jämför sedan texten mot originalet och prova läsarens nästa steg.
Räcker ett lägre läsbarhetsindex för att godkänna texten?
Nej. I detta protokoll behöver du jämföra betydelsen mot originalet och låta en annan läsare lösa den avsedda uppgiften.
Vad gör jag om originalets villkor är oklara?
Be den som ansvarar för sakfrågan att reda ut villkoret. Låt inte AI gissa innebörden och skriv inte om oklarheten till ett bestämt besked.
Kan jag publicera om läsarprovet saknas?
I guidens arbetsmetod skriver du då ej provat och väljer återarbete. Publiceringsbeslutet kräver att samma textversion har klarat både betydelsekontrollen och läsarprovet.
Källor
- Isof: Klarspråkshjälpen – mottagaranpassning och råd om text.
- Isof: Mäta och följa upp klarspråksarbete – mål och uppföljning.
- SLU: Använda AI som språkhjälpmedel – instruktioner och terminologi.