ETIK OCH JURIDIK

ROLLSPECIFIKT EXEMPEL

Bedöm ett personalmöte innan transkribering

Före: avgör ändamål, rättslig grund, dataklass, deltagarinformation, lagring och om leverantören är biträde eller självständig personuppgiftsansvarig. Efter: kontrollera åtkomst, rättelser, bevarande och vem som godkänner anteckningarna. Ett godkänt verktyg eller biträdesavtal gör inte behandlingen laglig i sig.

STOPP: INGEN TRANSKRIBERING UTAN KLARLAGT ÄNDAMÅL, ROLLER OCH SÄKERHET

HUVUDREGEL

Börja alltid i frågan: får den här informationen lämna systemet?

Administrativt arbete rör ofta känslig information: personalärenden, kontaktuppgifter, interna planer, ekonomi, mötesunderlag eller uppgifter om individer. Innan du använder AI behöver du veta vilket verktyg du använder och vilka regler som gäller i din organisation.

SKA INTE KLISTRAS IN

Vanliga exempel på sådant du ska vara mycket försiktig med

• Personnummer, privata kontaktuppgifter och känsliga personuppgifter
• Pågående personalärenden eller andra uppgifter som kan skada individer
• Konfidentiella avtal, beslutsunderlag eller icke offentlig information
• Material som organisationen uttryckligen har förbjudit i externa tjänster

ANSVAR

Det är du som står för kvaliteten

Även när AI hjälper dig att skriva eller strukturera information är det du som ansvarar för innehållet. Därför behöver du alltid kontrollera:

• att fakta stämmer
• att rätt saker betonas
• att inget känsligt har följt med
• att texten passar situationen och mottagaren

SNABBHET ÄR BRA - MEN INTE PÅ BEKOSTNAD AV FÖRTROENDE

BRA PRINCIP

Arbeta med minsta möjliga informationsmängd

Om du behöver hjälp att formulera en text, använd en avidentifierad version eller beskriv situationen abstrakt. Ju mindre känsligt underlag du delar, desto tryggare blir användningen.

Se checklistan innan du klistrar in information.

ESKALERA

När du ska stanna upp och fråga innan du använder AI

• När ärendet rör personalfrågor, sjukfrånvaro, disciplin, lön eller andra individnära uppgifter.
• När texten bygger på interna bedömningar, pågående beslut eller material som ännu inte är offentligt.
• När du inte vet om verktyget är godkänt av organisationen eller vad som sparas i tjänsten.
• När AI-svaret riskerar att bli ett beslutsunderlag snarare än bara ett språkstöd.

Om något känns oklart: fråga chef, systemägare, informationssäkerhetsansvarig eller den som ansvarar för dataskydd innan du går vidare.

OFFENTLIG FÖRVALTNING

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivlagen

Arbetar du som administratör inom stat, region eller kommun påverkar tryckfrihetsförordningen (TF) och offentlighets- och sekretesslagen (OSL) direkt hur AI-stödda dokument ska hanteras.

• Allmänna handlingar. En handling som förvaras hos en myndighet och är inkommen eller upprättad kan vara en allmän handling (TF 2 kap.) — även om AI har använts. Vid en begäran ska myndigheten pröva om handlingen kan lämnas ut eller om någon sekretessbestämmelse hindrar det.
• Diarieföring. Huvudregeln i OSL 5 kap. 1 § är att allmänna handlingar ska registreras så snart de kommit in eller upprättats. Det finns undantag, bland annat för vissa icke-sekretessbelagda handlingar som hålls ordnade så att de lätt kan återfinnas och för handlingar av uppenbart ringa betydelse. Följ myndighetens dokumenthanteringsplan och fråga registrator eller arkivarie i stället för att anta att varje AI-utkast automatiskt ska diarieföras.
• Arkivlagen och gallring. Arkivlagen (1990:782), arkivföreskrifter och myndighetens beslut styr bevarande och gallring. Promptar och loggar kan vara handlingar och kan omfattas av bevarandekrav beroende på innehåll, funktion och hur de ingår i ett ärende. Kontrollera beslutade regler och ta stöd av arkivarie.

AI-UTKAST I TJÄNSTEN = POTENTIELL ALLMÄN HANDLING
REGISTRERA, BEVARA OCH GALLRA ENLIGT BESLUTADE REGLER

OFFENTLIG FÖRVALTNING

KÄLLOR OCH FÖRDJUPNING

Primärkällor för regler som påverkar AI i administrativt arbete

• Riksdagen: Tryckfrihetsförordningen (TF, 1949:105), särskilt 2 kap. om allmänna handlingar ↗ (öppnas i ny flik)
• Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) — vad som gäller för handlingar du hanterar ↗ (öppnas i ny flik)
• Riksdagen: Arkivlag (1990:782) — arkivbildning, bevarande och gallring ↗ (öppnas i ny flik)
• Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) — GDPR och behandling av personuppgifter i administration ↗ (öppnas i ny flik)
• EU-kommissionen — AI Act (transparenskrav och klassificering av AI-system) ↗ (öppnas i ny flik)

VANLIGA FRÅGOR

Etik och juridik

Vilken information får jag mata in i AI som administratör?

Börja med fiktiva exempel, tomma mallar eller material som organisationen uttryckligen har godkänt. Att en handling är offentlig innebär inte automatiskt att den får laddas upp i en extern AI-tjänst; kontrollera personuppgifter, sekretess, upphovsrätt, avtal och lokal policy.

Får jag använda AI för att svara på interna frågor i chefens ställe?

AI kan hjälpa dig förbereda svar och utkast, men avsändaren är fortfarande du eller chefen. Granska sakuppgifter och följ organisationens regler för godkännande och eventuell märkning innan du skickar.

Vem ansvarar om AI-utkastet innehåller fel uppgifter?

Ansvaret ligger på den som skickar texten vidare. AI är ett utkastverktyg — slutgiltig kontroll av fakta, datum och mottagare är alltid mänskligt arbete.