Retroillustration av en man med glasögon, vit skjorta och slips som sitter vid ett skrivbord och håller upp handen mot ett papper, medan en svart maskin bredvid matar ut en rad pappersark. På skrivbordet står en lampa, en kaffekopp och en röd flaska.
Handen i luften är poängen: bestäm i förväg vilka mejl Copilot får röra och när ett kommando ska stoppas.

NYHET // COPILOT // OUTLOOK // INKORGSREGLER

Copilot i Outlook kan radera och flytta mejl – bestäm gränserna innan AI städar inkorgen

Copilot i Outlook kan nu radera, flytta, kopiera och kategorisera mejl på kommando. Åtgärder som rör fem mejl eller färre kräver ingen bekräftelse, och kommandona fungerar bara på engelska. Här är en kort inkorgsregel, ett prov med testmejl och en lista över vad som ska hanteras för hand.

Publicerad: 2026-09-25 // Lästid: ca 6 min

Av C. Leijon // Publicerad:

Nyheten: fler inkorgsåtgärder på naturligt språk

Microsoft publicerade den 23 september 2026 en post i versionsanteckningarna för Microsoft 365 Copilot om fler triageåtgärder i Outlook. Funktionen är märkt som allmänt tillgänglig. Tidigare kunde Copilot bland annat fästa och flagga mejl. Nu kan användare också radera, flytta, kopiera och kategorisera mejl genom att skriva vad de vill ha gjort, samt skapa mappar och skapa och hantera inkorgsregler.

Enligt anteckningarna fungerar detta i klassiska och nya Outlook för Windows, Outlook på webben, Outlook för Mac och Outlook i mobilen. Microsofts exempel är kommandon som att radera förra veckans olästa nyhetsbrev eller flytta fakturamejl från en viss avsändare till en ekonomimapp.

Skillnaden mot tidigare är att Copilot nu kan ta bort och omplacera innehåll, inte bara markera det. Ett felaktigt tolkat kommando kan alltså få mejl att försvinna ur den vy där medarbetaren letar efter dem. Därför behöver arbetsplatsen bestämma vad Copilot får ändra innan funktionen används i skarpa inkorgar.

Det här räknar supportsidan upp

Microsofts supportsida om triage med Copilot i Outlook listar följande åtgärder:

Inkorgsregler har en egen hjälpartikel som supportsidan länkar till. Samma funktioner kan också nås via Copilot Chat utan att Outlook är öppet. Det betyder att en inkorgsregel för arbetsplatsen behöver gälla oavsett om kommandot skrivs i Outlook eller i chatten.

Femmejlsgränsen är den viktigaste kontrollpunkten

Supportsidan är tydlig: om en åtgärd påverkar fler än fem mejl visar Copilot ett bekräftelsekort. Åtgärder som påverkar fem mejl eller färre kräver ingen bekräftelse. Versionsanteckningarna lägger till att Copilot också ber om bekräftelse innan inkorgsregler ändras.

Gränsen skyddar mot stora misstag, men inte mot små. Ett kommando som av misstag träffar fyra mejl från en kund, ett avtalsutkast eller en klagomålstråd utförs direkt. Ett bekräftelsekort hjälper dessutom bara om den som ser det faktiskt läser vad som ska hända. Skriv därför in i regeln att bekräftelsekortet ska läsas innan man trycker ja, och att fem mejl eller färre inte betyder att åtgärden är ofarlig.

Siffran fem kommer från Microsofts dokumentation per den 25 september 2026. Kontrollera supportsidan när regeln ses över, eftersom beteendet kan ändras utan att era rutiner gör det.

Funktionerna finns bara på engelska

Supportsidan anger att funktionerna för närvarande bara finns på engelska och att fler språk ska läggas till. För en svensk arbetsplats får det två praktiska följder.

För det första behöver kommandona skrivas på engelska. En medarbetare som skriver ”radera alla nyhetsbrev från förra veckan” kan inte räkna med att få samma resultat som med den engelska formuleringen. För det andra är mejlen själva ofta på svenska. Microsofts dokumentation beskriver inte hur väl ett engelskt kommando som ”newsletters” eller ”invoices” matchar svenska ämnesrader och avsändare. Det är just den sortens matchning som bör provas med testmejl innan någon ber Copilot radera eller flytta på riktigt.

Föredra därför kommandon som pekar ut mejlen konkret, till exempel avsändare, mapp och datum, framför kommandon som bygger på att Copilot förstår vad ett ämne handlar om.

Vad källorna inte säger – kontrollera det själva

Supportsidan anger inte vilken licens som krävs, om en Copilot-åtgärd kan ångras eller om funktionen fungerar i delade postlådor. Låt IT svara på tre frågor innan regeln fastställs:

Svaren skrivs in i regeln med datum. Så länge en fråga saknar svar gäller försiktighetsalternativet, det vill säga att åtgärden görs för hand. Den bredare genomgången av vad en AI-assistent får röra i mejl och filer finns i När AI-agenten får tillgång till mejl och filer.

En kort inkorgsregel att utgå från

Följande är ett förslag från redaktionen, inte en inställning från Microsoft. Den delar upp åtgärderna efter hur svåra de är att upptäcka och rätta i efterhand.

Den sista punkten är särskilt viktig i offentlig verksamhet. Om ett mejl ska registreras eller bevaras är det arkivansvarig som avgör vad som får tas bort, inte ett naturligt språkkommando. Bakgrunden finns i Är dina AI-promptar allmänna handlingar?

Prova med fem testmejl i en testmapp

Innan flytt tillåts i skarpa inkorgar kan en utsedd testare göra ett prov med känt facit. Skapa mappen Copilot-test och låt testaren skicka fem påhittade mejl till sig själv med ämnesraden TRIAGE-TEST 1 till TRIAGE-TEST 5. Använd inga kunduppgifter eller personuppgifter. Skicka också ett kontrollmejl med ämnet TRIAGE-KONTROLL som inte ska påverkas.

  1. Be på engelska Copilot flytta mejlen vars ämne börjar med TRIAGE-TEST till mappen Copilot-test. Facit: exakt fem mejl flyttade, kontrollmejlet orört, inget bekräftelsekort.
  2. Flytta tillbaka mejlen till inkorgen för hand, skicka TRIAGE-TEST 6 och upprepa kommandot. Facit: ett bekräftelsekort visas eftersom åtgärden gäller fler än fem mejl.
  3. Be Copilot sätta kategorin Test på samma mejl och kontrollera att bara de avsedda mejlen fick den.
  4. Om ni vill prova radering görs det sist och bara i testmappen. Notera var mejlen hamnade och om de gick att återställa.

Bedöm samma sak som kommandot beställde: rätt mejl, rätt antal, rätt mapp och ingenting annat påverkat. Spara kommandot, resultatet och den manuella kontrollen tillsammans. Hur nya funktioner kan provas före utrullning beskrivs mer allmänt i testa nya AI-funktioner före utrullning.

Nästa steg

Om provet stämmer kan flytt och kopiering tillåtas med samma typ av konkreta villkor som i provet. Om Copilot påverkade fel mejl, eller om ni inte hittade de raderade mejlen, behåller ni manuell hantering och noterar vad som gick fel. Då vet nästa prov vad som ska kontrolleras.

Vill ni sätta funktionen i ett större sammanhang finns Microsoft 365 Copilot i praktiken. Resultatet av arbetet här är en daterad regel på en sida: tillåtna åtgärder, femmejlsgränsen, språkkravet och vilka brevlådor som hålls utanför.

Källor

Källor kontrollerade: 2026-09-25. Funktioner, gränser och språkstöd kan ändras.

I samma serie

Läs också Copilot får delbara chattlänkar och nya modeller i Microsoft Copilot.

FLER ARTIKLAR

ARKIV // FÖRDJUPNING // SÖKBART

Till artikelarkivetTill resurser