AI-POLICY FÖR INKÖP
Vem står bakom innehållet?
Den här guiden ingår i AI på svenska och är redaktionellt framtagen för yrkesverksamma. Sidan är ett praktiskt arbetsstöd — inte juridisk rådgivning. Upphandlingsjurist eller DSO granskar policyn mot LOU/LUF och GDPR innan den antas.
Inköp behöver en egen AI-policy
Inköp och upphandling hanterar affärskänslig information — anbudspriser, leverantörsbedömningar och avtalsinformation. En AI-policy för inköp behöver hantera:
- Anbudsekretess: konfidentiell information om pågående upphandlingar som inte får hanteras i externa verktyg utan kontroll
- LOU-krav: principerna om likabehandling, transparens och icke-diskriminering i upphandlingsprocessen
- Leverantörsdata: information om leverantörers affärshemligheter och anbud skyddas
- Dokumentationskrav: beslutsgrunden i en upphandling måste vara spårbar och mänskligt ägd
Vem ansvarar för vad
Inköpare och upphandlare:
- Använder bara godkända AI-verktyg för arbete med anbudsdata och leverantörsinformation
- Anonymiserar alltid anbudsuppgifter (priser, leverantörsnamn) innan AI-stöd används
- Dokumenterar hur AI-stöd använts i upphandlingsprocessen
- Fattar alltid egna tilldelningsbeslut — delegerar inte till AI
Inköpschef/Upphandlingschef:
- Ansvarar för AI-riktlinjerna i inköpsfunktionen
- Säkerställer att AI-stöd inte bryter mot likabehandlingsprincipen i LOU
- Hanterar incidenter och eskalerar vid sekretessbrott
Jurist och IT/DSO:
- Godkänner verktyg med hänsyn till anbudsekretess och GDPR
- Granskar att AI-stöd i tilldelningsbeslut är dokumenterat och försvarbart
Mall att ta med till inköpschefen
AI-POLICY FÖR INKÖPSFUNKTIONEN — [ORGANISATIONENS NAMN]
Antagen: [DATUM] | Revideras: [DATUM, MINST EN GÅNG PER ÅR]
SYFTE
AI ska användas för att effektivisera kravspecifikation, dokumentation
och kommunikation i inköpsarbetet — aldrig för att ersätta mänskliga
bedömningar i tilldelningsbeslut eller hantera konfidentiella
anbudsuppgifter utan kontroll.
GODKÄNDA VERKTYG
- [VERKTYG 1] — godkänt för [t.ex. kravspecifikation och brevutkast utan anbudsdata]
- [VERKTYG 2] — godkänt för [t.ex. dokumentsammanfattning inom godkänd miljö]
Konsumentversioner utan biträdesavtal: ej godkända för leverantörsinformation.
DATA SOM ALDRIG FÅR MATAS IN I ICKE-GODKÄNDA VERKTYG
- Anbudspriser och leverantörsidentitet i pågående upphandling
- Konfidentiella avtal och affärsvillkor
- Leverantörers egna affärshemligheter i lämnade dokument
- Personuppgifter om kontaktpersoner hos leverantörer (utan biträdesavtal)
TILLÅTEN AI-ANVÄNDNING I INKÖP
- Kravspecifikationsarbete baserat på anonymiserade underlag
- Utkast till standardiserade leverantörsbrev
- Sammanfattning av egna interna dokument
- Kategorisering och prioritering av anonymiserade ärendelistor
FÖRBJUDEN ANVÄNDNING
- Rangordning eller poängsättning av anbud i icke-godkänt verktyg
- Anonymisering av anbudsuppgifter på ett sätt som ändå möjliggör identifiering
- Överföring av sekretessbelagd upphandlingsinformation externt
BESLUT OCH DOKUMENTATION
Alla tilldelningsbeslut fattas av behörig person och dokumenteras separat
med tydlig motivering. Att AI-stöd använts i förberedelsen noteras.
INCIDENTER
Vid misstänkt sekretessbrott eller oavsiktlig exponering av anbudsdata:
kontakta inköpschef och jurist/DSO samma dag.
ANSVARIG FÖR POLICYN
[NAMN OCH ROLL] — revideras senast [DATUM]
Att införa policyn i praktiken
- Kartlägg nuläget. Vilka AI-verktyg används i inköpsarbetet redan? Har de biträdesavtal? Hanteras anbudsdata i dem?
- Stäm av med jurist om LOU-krav. Säkerställ att AI-stöd i kravspecifikation och utvärdering inte bryter mot likabehandlingsprincipen.
- Inför anonymiseringssteg. Gör det till en rutin att ta bort leverantörsnamn och priser innan AI-stöd används i analysen.
- Definiera dokumentationskravet. Bestäm hur och var det ska noteras att AI-stöd användes i ett upphandlingsärende.
- Revidera vid ny lagstiftning. LOU, LUF och upphandlingsrättslig praxis förändras — sätt revisionsdatum och stäm av med jurist.
NÄSTA STEG
Relevant regelverk och vägledning
- Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) — krav vid offentlig upphandling av AI-system; ESPD och tilldelningskriterier kan inkludera AI-compliance.
- Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) — gäller upphandlande enheter inom vatten, energi, transport och posttjänster.
- Dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679) — leverantörers behandling av personuppgifter kräver biträdesavtal (art. 28).
- Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se — granskar hur personuppgifter hanteras i leverantörskedjor.
- Konkurrensverket, konkurrensverket.se — tillsyn över offentlig upphandling och vägledning om AI-krav i kontrakt.
- EU AI Act (förordning (EU) 2024/1689) — leverantörer av högrisk-AI-system (bilaga III) har egna skyldigheter; som upphandlare kan ni ställa krav på compliance i kontraktsvillkor.