DOKUMENTATION

PRINCIP

Dokumentation tar stor del av arbetstiden — det kan minskas

Handläggare i offentlig sektor lägger en stor del av arbetstiden på att producera text: tjänsteskrivelser, beslutsunderlag, protokollskrivning, remissvar, ärendekorrespondens. Det är nödvändigt men tidskrävande.

AI kan minska den friktionen — du formulerar fakta, AI hjälper dig strukturera och formulera texten. Resultatet ska alltid granskas och godkännas av dig som handläggare eller tjänsteman. Du äger texten.

DU TILLFÖR SAKINNEHÅLLET
AI HJÄLPER MED STRUKTUR OCH FORMULERING

TJÄNSTESKRIVELSE

Skriva en tjänsteskrivelse med AI

En tjänsteskrivelse har en tydlig struktur: bakgrund, beskrivning av ärendet, förvaltningens bedömning, och förslag till beslut. Det är ett format AI hanterar väl när du ger rätt indata.

Ge AI:

• Ärendets bakgrund och syfte
• Relevanta fakta och omständigheter
• Din bedömning och rekommendation
• Eventuella lagrum eller policyer som är relevanta
• Vilket beslutsorgan den ska till

Be AI strukturera detta till en tjänsteskrivelse med korrekt format. Granska att sakinnehållet stämmer, att lagrum är korrekta, och att bedömningen är din — inte AI:s.

FAKTA OCH BEDÖMNING FRÅN DIG
STRUKTUR OCH FORMULERING FRÅN AI

TJÄNSTESKRIVELSE

REMISSVAR

Skriva remissvar med AI

Remissvar kräver att du läser igenom ibland långa utredningar och formulerar en sammanhängande ståndpunkt. AI kan hjälpa dig i flera steg:

1. Sammanfatta remissen. Klistra in eller ladda upp utredningstext och be AI sammanfatta de viktigaste förslagen och frågeställningarna.
2. Identifiera relevanta delar. Be AI lyfta fram de avsnitt som är mest relevanta för din organisations verksamhet.
3. Strukturera ditt svar. Ge AI din organisations ståndpunkter och be den strukturera ett svar med en tydlig inledning, synpunkter per avsnitt och en avslutande sammanfattning.

Kom ihåg: dina ståndpunkter måste komma från dig och din organisation. AI kan inte ha en åsikt å din myndighets vägnar.

REMISS

LÄTTLÄST OCH KLARSPRÅK

Omformulera myndighetsspråk

Offentlig sektor har ett ansvar att kommunicera begripligt med medborgarna. AI är utmärkt bra på att omformulera komplicerat myndighetsspråk till enklare svenska — utan att förlora det juridiskt nödvändiga innehållet.

Använd AI för att:

• Omformulera ett formellt beslutsbrev till lättläst svenska
• Kontrollera att en text följer klarspråksprinciperna
• Skapa en lättläst version parallellt med den formella versionen
• Identifiera passiva konstruktioner, långa meningar och onödiga fackord

BEGRIPLIG KOMMUNIKATION ÄR EN DEL AV GOD FÖRVALTNING
AI KAN HJÄLPA DIG UPPNÅ DET SNABBARE

KLARSPRÅK